Pianificazione del tempo: come pianificare la tua settimana


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Una settimana è sempre composta dal sette giorni: a volte sembrano infiniti, altre volte volano via in un attimo. Ma troppo spesso, le settimane giungono al termine con la sensazione di non aver raggiunto nessun obiettivo.

Questo succede soprattutto per mancanza di organizzazione e di una buona pianificazione settimanale: sia di ciò che  dobbiamo fare, sia di ciò che vogliamo fare.

Perchè ti serve una pianificazione settimanale

Iniziare a pianificare il tempo è stata sicuramente una delle grandi svolte della mia vita: una buona pianificazione del tempo mi permette infatti di avere sempre le  mie giornate sotto controllo, di raggiungere obiettivi e di potersi godere il tempo libero in totale serenità.

Pianificazione significa dedicare e riservare precisi blocchi di tempo ad ogni specifica attività che dovrai o vorrai svolgere.

In questo modo, non solo non ti sarà possibile dimenticare nessuna delle attività da svolgere, ma vivrai nella tranquillità di sapere che – a fine settimana – ogni dovere o piacere avranno avuto il loro momento.

CONSIGLIO #1 Pianificare la tua settimana può avere solo risvolti positivi sulle tue giornate e sul tuo tempo: perchè aspettare?

Ho sviluppato un metodo molto schematico per gestire la mia pianificazione del tempo:

  1. Calendario annuale
  2. Pianificazione mensile
  3. Piano d’azione settimanale

Il calendario annuale e la pianificazione pianificazione mensile vengono sempre costruiti tenendo conto di obiettivi e progetti a lungo termine.

Il piano d’azione settimanale invece viene stabilito ogni sette giorni per la settimana immediatamente successiva, riuscendo quindi a tenere conto della tua attuale situazione in tempi di tempo, umore, emozioni, imprevisti.

Dover creare ogni giorno un piano per quello successivo sarebbe troppo dispendioso in termini di tempo, ed anche difficile come impegno da mantenere:  ideare invece una pianificazione settimanale è il perfetto compromesso tra una buona gestione del tempo ed il tener conto delle tue personali e momentaneamente esigenze.

CONSIGLIO #2 Non pianificare da subito periodi di tempo troppo lunghi: una pianificazione settimanale è sufficiente per riuscire a mettere ordine nelle tue giornate e mantenere tutti gli impegni presi.

Come pianificare la tua settimana

Creare una pianificazione settimanale significa stabilire in anticipo cosa farai durante la settimana successiva, e soprattutto quando.

L’organizzazione delle giornate è una questione assolutamente personale e non ci sono regole fisse per la pianificazione del tempo, ma ti consiglio ugualmente di seguire alcune linee guida:

  1. Definisci dei blocchi di tempo in cui inserire i tuoi impegni
  2. Ogni blocco di tempo deve avere la stessa durata
  3. Crea un elenco delle attività che dovrai o vorrai svolgere durante la settimana
  4. Valuta con attenzione quanti blocchi necessità una singola attività
  5. Inserisci le attività nel tuo calendario settimanale

Ti consiglio di utilizzare un’agenda cartaceo per organizzare la tua pianificazione settimanale: sarà molto più facile visualizzare i tuoi impegni, smarcarli e rispettarli.

Ti consiglio due modelli differenti: uno classico e uno da scrivania, entrambi con planner settimanale e divisione delle giornate in fasce orarie!

Agenda settimanale

"Ce la posso fare"

Planner settimanale

da scrivania

Quando pianificare la tua settimana

Per riuscire a pianificare al meglio il tuo tempo, tenendo conto delle tue esigenze e dei tuoi desideri, il tuo calendario settimanale dovrà essere creato… ogni settimana!

Programmare le tue giornate con troppo anticipo, ti porterebbe infatti a dover rivedere le tue scelte e la tua organizzazione in modo frequente, rischiando di generare caos e confusione, ed impedendoti di rispettare gli impegni presi.

È molto importante creare la tua pianificazione settimanale prima che la settimana inizi: se la tua settimana inizia il lunedì e finisce di domenica, organizza il tuo tempo durante il weekend precedente.

Pianificare giornata di lunedì quando è già lunedì , non è mai una strategia vincente.

CONSIGLIO #3 Se per esigenze lavorative o personali preferisci impostare le tue settimane seguendo un ciclo diverso dal classico dal lunedì alla domenica, non avere nessuna paura a farlo: la tua pianificazione… è tua!

Per me, il momento della pianificazione settimanale è diventato un vero e proprio rituale, ed è un momento magico che dedico tutto a me stessa.

Adoro  pianificare le mie giornate e pregustare ciò che farò, ma soprattutto adoro la soddisfazione di avere tutto sotto controllo!

Il rituale della pianificazione

Mi piace sempre parlare di come per me la pianificazione settimanale sia diventata un momento di pure relax a cui non so rinunciare.

Molte persone hanno paura di avvicinarsi alla pianificazione del tempo, come se fosse una  prova da superare, e non un meraviglioso aiuto per vivere una vita appagante.
Ecco perchè voglio provare a spiegarti come viverla in modo diverso!

CONSIGLIO #4 Pensare alla pianificazione del tempo come un regalo che fai a te stesso!

All’inizio era difficile anche per me, ma alla fine sono riuscita a costruire il mio rituale perfetto: ti svelo cosa non può mai mancare quando pianifico ala settimana successiva:

La mia Lampe Berger
Per creare la giusta atmosfera, nulla è meglio di una calda fragranza che invade la stanza: le Lampe Berger sono la miglior soluzione che io abbia mai trovato! Esistono moltissime fragranze, ma in questo periodo la mia preferita è sicuramente la fragranza di erba appena tagliata.

Il mio Peppermint Tea
Ho comprato il mio peppermint tea a Londra, e me ne sono innamorata… lo ricompro quindi ogni volta che ci torno!
Puoi trovarlo anche in Italia, di diverse marche: non piace a tutti, ma per me è assolutamente irrinunciabile!

I suoni della natura
Da quando scoperto i suoni della natura che posso ascoltare grazia ad Amazon Music Unlimited, a casa mia sembra sempre di essere in una foresta, oppure in riva all’oceano!

Se non hai mai provato… questa potrebbe essere l’occasione giusta: Amazon Music Unlimited è gratuito per i primi 30 giorni, non dovrai far altro che scegliere se fa davvero per te!

Come pianificare la tua settimana

Creare il tuo calendario settimanale può essere molto più facile e piacevole di quanto tu non creda.  A livello pratico, ti servono soltanto due cose:

  1. Un elenco delle attività che dovrai o vorrai svolgere
  2. Dei blocchi di tempo in cui inserirle

La parte più difficile sarà proprio capire quanti blocchi di tempo dedicare ad ogni attività, ma ti prometto che piano piano diventerà più facile!

CONSIGLIO #5 Prima di iniziare fai un elenco delle attività ricorrenti che svolgi ogni settimana, ed uno di quelle che riguardano invece solo la settimana successiva.

Pensa prima alle cose difficili

Quando credo la mi pianificazione settimanale, le prime attività che inserisco all’intento del mio calendario sono quelle più lunghe e complesse: quelle attività che so che non avrò voglia di fare.

Cerco di scegliere per queste attività i blocchi di tempo del mattino, perchè al mattino sono più energica e più attiva, e soprattutto pianifico di svolgerle nei primi due giorni della settimana: così non solo manterrò alcuni giorni per recuperarle nel caso qualcosa non andasse secondo i piani, ma potrò anche vivere il resto della settimana in modo più spensierato.

CONSIGLIO #6 In quale momento della giornata sei più attivo e determinato? Sceglilo per svolgere le attività che non hai mai voglia di portare a termine!

Stabilisci gli obiettivi settimanali

Ogni settimana cerco di definire tre obiettivi, tre attività che vorrei completare definitivamente entro i successivi sette giorni.

Questo mi aiuta molto a stabilire delle priorità, e soprattutto mi aiuta a portare a termine progetti e obiettivi più lunghe che – magari – mi trascino da un po’.

Gli obiettivi settimanali possono essere relativi sia alla tua sfera lavorativa che alla tua vita personale, ed il numero lo scegli tu.
Io ti consiglio di non superare mai i tre obiettivi: potresti rischiare di strafare, e ritrovarti poi a non riuscire a completarli tutti.

CONSIGLIO #7 Cosa ti piacerebbe davvero poter ritenere concluso tra sette giorni? Questo, è il tuo obiettivo per la prossima settimana!

Precisione e realismo

Quando crei la tua pianificazione settimanale all’interno dei blocchi di tempo, cerca di essere il più preciso possibile.

Ad esempio: se hai un blog di cucina, non limitarti a scrivere “provare nuova ricetta”. Scrivi nei dettagli quale ricetta, controlla di avere tutti gli ingredienti e fai già le eventuali ricerche necessarie.

Dieci minuti di progettazione ti faranno risparmiare ore al momento dell’azione, te lo garantisco!

Ma soprattutto, non ingannare te stesso: se una determinata attività  richiede più blocchi di tempo per essere completata, non avere paura ad assegnarglieli.

Con il tempo e con la pratica imparerai a gestire alla perfezione il tuo calendario settimanale, ma fino ad allora assicurati di non esagerare.

Il tuo corpo e la tua mente si stancherebbero troppo, senza riuscire a completare quanto programmato, causando un senso di delusione e stress. Eliminare lo stress, è invece lo scopo di pianificare la tua settimana!

CONSIGLIO #8 Non pianificare correttamente il tuo tempo non renderà più corte o piacevoli le tue ore lavorative!

Pianifica i tuoi momenti di relax

La pianificazione del tuo tempo non deve riguardare solo la sfera lavorativa: anche i momenti di svago hanno bisogno di essere inseriti nel calendario!

Se fai fatica a riservare blocchi di tempo per te stesso, prova a scegliere in anticipo quante ore e giornate vorrai dedicare al tempo libero durante la settimana.

CONSIGLIO #9 Pianifica in anticipo i tuoi momenti di svago e di relax, in modo da poterli vivere senza sentirti in colpa!

Pianifica gli abiti e i pasti

Hai mai pensato a quanto tempo sprechi ogni giorno per scegliere cosa indossare e cosa preparare per cena?

Prendi l’abitudine di pianificare anche le attività più basilari: ti assicuro che ti acorgerai di avere molto più tempo libero a disposizione!

Gestisci gli imprevisti

I bocchi di tempo stabiliti andrebbero rispettati il più possibile, in modo da non inciampare in imprevisti e ritrovarti a fine settimana con una montagna di attività non completate.

Tuttavia, la vita è piena di sorprese e imprevisti, ed essere troppo rigidi potrebbe rivelarsi un grave errore!
Se per qualche motivo dovessi ritrovarti a non aver svolto ciò che era previsto per un determinato blocco di tempo, niente panico!
Prendi subito il tuo piano d’azione settimanale e crea un nuovo blocco di tempo: ti sentirai subito meglio.

CONSIGLIO #10 Avere imprevisti è normale, non colpevolizzarti: riprogramma le attività non fatte e tutto andrà per il meglio!

Impara a dire di no

Una delle maggiori cause per i programmi non rispettati e sicuramente l’intrusione di persone esterne nella tua pianificazione del tempo.

Impara a saper declinare gli inviti e le richieste di altre persone durante i blocchi di tempo occupati da attività importanti, potrai dedicarti a loro con più serenità una volta portati a termine i tuoi compiti più difficili.

Informazioni sull’autore


SARA ANFOSSI

Sara Anfossi
Ciao sono Sara, la fondatrice di Breakfast Busyness.
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