Gestione del tempo: pianifica la tua settimana


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Una settimana è sempre composta dal sette giorni: a volte sembrano infiniti, altre volte volano via in un attimo. Ma troppo spesso, le settimane giungono al termine con la sensazione di non aver raggiunto nessun obiettivo.
Questo succede soprattutto per mancanza di organizzazione e di pianificazione, sia di ciò che  dobbiamo fare, sia di ciò che vogliamo fare.

Perchè ti serve una pianificazione settimanale

Iniziare a pianificare il tempo è stata sicuramente una delle grandi svolte della mia vita: una buona organizzazione permette infatti di avere sempre le proprie giornate sempre sotto controllo, di raggiungere obiettivi e di potersi godere il tempo libero in totale serenità.
Pianificazione, significa dedicare e riservare precisi blocchi di tempo ad ogni specifica attività che dovrai o vorrai svolgere. In questo modo non solo non ti sarà possibile dimenticare nulla, ma vivrai nella tranquillità di sapere che – a fine settimana – ogni dovere o piacere avranno avuto il loro momento.
Adoro pianificare il mio tempo in base ad uno schema ben preciso:

  • Calendario annuale
  • Pianificazione mensile
  • Piano d’azione settimanale

A differenza del calendario annuale e della pianificazione mensile, che vengono costruiti tenendo conto di obiettivi e progetti a lungo termine, il piano d’azione settimanale viene stabilito ogni sette giorni e per la settimana immediatamente successiva, riuscendo quindi a tenere conto della tua attuale situazione in tempi di tempo, umore, emozioni, imprevisti.
Dover creare ogni giorno un piano per quello successivo sarebbe troppo dispendioso in termini di tempo, ed anche poco realistico; ideare una strategia d’azione settimanale è invece il perfetto compromesso tra una buona pianificazione ed il tener conto delle tue personali e momentaneamente esigenze.

Cos’è un piano d’azione settimanale

Avere un piano d’azione settimanale significa stabilire in anticipo cosa farai durante la settimana successiva, e soprattutto quando.
L’organizzazione delle giornate è una questione assolutamente personale e non ci sono regole fisse per la creazione del tuo piano d’azione, ma ti consiglio ugualmente di seguire alcune linee guida:

  • Definisci blocchi di tempo in cui inserire i tuoi impegni
  • Ogni blocco di tempo deve avere la stessa durata
  • Valuta con attenzione quanti blocchi necessità una singola attività
  • Sfrutta il calendario annuale e la pianificazione mensile per compilare in modo completo e veloce il tuo piano d’azione settimanale

Quando creare il tuo piano d’azione settimanale

Per permetterti di tenere conto delle tue esigenze e dei tuoi desideri, il tuo piano d’azione settimanale deve essere creato… ogni settimana!
Programmare infatti le tue giornate con troppo anticipo, porterebbe sicuramente a dover rivedere le tue scelte e la tua organizzazione troppo spesso, rischiando di generare caos e di non riuscire a seguire lo schema che avevi prefissato.

È molto importante creare il tuo piano d’azione settimanale prima che la settimana inizi: se la tua pianificazione va dal lunedì alla domenica, fallo nel weekend. Pianificare il lunedì quando è già lunedì , non è mai una strategia vincente.

Consiglio! Se per esigenze lavorative o personali preferisci impostare le tue settimane seguendo un ciclo diverso dal classico dal lunedì alla domenica, non avere nessuna paura a farlo: la tua pianificazione… è tua!

Per me, il momento della creazione del mio piano d’azione settimane è diventato un vero e proprio rituale, ed è un momento magico che dedico tutto a me. Adoro  pianificare le mie giornate e pregustare ciò che farò, così come la soddisfazione di avere tutto sotto controllo!

Il mio rituale della pianificazione

Mi piace sempre parlare di come per me, la creazione del piano d’azione settimanale, sia diventato un momento di pure relax dedicato a me.
Molte persone hanno ancora paura e soggezione dell’organizzazione del tempo, come se fosse una  prova da superare e non un meraviglioso aiuto per vivere una vita appagante.
Ecco perchè voglio provare a spiegarti come viverla in modo diverso!

Prova a pensare alla pianificazione del tempo come un regalo che fai a te stesso, e goditi quel momento a pieno.
Dovrai ovviamente trovare il tuo modo di renderlo speciale… ma intanto, ti svelo i miei tre piccoli segreti:

La mia Lampe Berger

Non riesco a fare a meno dei profumi sprigionati dalla mia Lampe Berger, ne ho più di una  per poter scegliere sempre quella che preferisco… ma dire che la mia preferita in assoluto in questo periodo è la fragranza di erba appena tagliata

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Il mio peppermint tea

Ho comprato il mio peppermint tea a Londra, e me ne sono innamorata… lo ricompro quindi ogni volta che ci torno!
Puoi trovarlo anche in Italia, di diverse marche: non piace a tutti, ma per me è assolutamente irrinunciabile!

I suoni della natura

Da quando scoperto i suoni della natura che posso ascoltare grazia ad Amazon Music Unlimited, a casa mia sembra sempre di essere in una foresta, oppure in riva all’oceano!
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Come pianificare la tua settimana

Creare il tuo piano d’azione settimanale potrebbe essere molto più semplice (e bello!) di quanto tu non creda.  A livello pratico, ti servono soltanto due cose che – se mi segui da un po’ – dovresti ormai saper fare senza problemi:

  • Un elenco delle cose che dovrai / vorrai fare
  • Dei blocchi di tempo in cui inserirle

La parte più difficile sarà proprio capire quanti blocchi di tempo dedicare ad ogni cosa e soprattutto… quale.
Ti do qualche consiglio per districarti in questa foresta di dubbi, e ti prometto che piano piano diventerà più facile!

Esercizio! Fai un elenco delle cose ricorrenti che devi / vuoi fare ogni settimana, ed uno di quelle che riguardano invece solo la prossima settimana.

Pensa prima alle cose difficili

Quando credo il mio piano d’azione settimanale, le prime cose che inserisco all’intento dei miei blocchi di tempo sono quelle più lunghe e complesse, quelle che so che non avrò voglia di fare.
Cerco di scegliere per queste azioni i blocchi di tempo del mattino, perchè al mattino sono più energica e ho più voglia di fare, e soprattutto di posizionare nei primi due giorni della settimana: in questo modo, potrò vivere i restanti cinque senza doverle più affrontare, e soddisfatta di essermele già lasciate alle spalle.

Esercizio! In quali giorni ed orari ti peserebbe meno completare le cose che più ti pesano? E soprattutto… quali sono queste cose?
Non barare: non pianificarle non ti esonererà dal doverle fare, anzi… le renderà ancora più complesse!

Scegli degli obiettivi settimanali

Ogni settimana cerco di definire tre obiettivi, tre cose che vorrei completare definitivamente al termine dei successivi sette giorni.
Questo mi aiuta molto a stabilire delle priorità, e soprattutto mi aiuta a portare a termine cose più lunghe che – magari – mi trascino da un po’.
Gli obiettivi settimanali possono essere relativi al lavoro o alla tua vita personale, ed il numero lo scegli tu, anche se io ti consiglio di non superare mai i tre obiettivi… potresti rischiare di strafare, e ritrovarti poi a non riuscire a completarli tutti.

Esercizio! Cosa ti piacerebbe davvero poter ritenere concluso tra sette giorni? Questo, è il tuo obiettivo per la prossima settimana!

Sii molto preciso

Quando inserisci le cose da fare all’interno dei tuoi blocchi di tempo, sii il più preciso possibile.
Ad esempio: se hai un blog di cucina, non limitarti a scrivere “provare nuova ricetta”. Scrivi nei dettagli quale ricetta, controlla di avere tutti gli ingredienti e fai già le eventuali ricerche necessarie.
Dieci minuti di progettazione di faranno risparmiare ore al momento dell’azione, te lo garantisco!

Ma soprattutto, sii realista

Non barare… inganneresti te stesso.
Se una determinata cosa  richiede più blocchi di tempo per essere completata, non avere paura ad assegnarglieli.
Con il tempo e con la pratica imparerai a gestire alla perfezione il tuo tempo settimanale, ma fino ad allora assicurati di non voler strafare.
Il tuo corpo e la tua mente si stancherebbe troppo, senza riuscire a completare quanto programmato, causando anche senso di delusione e stress. Eliminare lo stress, è invece lo scopo di pianificare la tua settimana!

Pianifica i tuoi momenti di relax

Come già accennato, la pianificazione non è solo per il lavoro, ma anche per i tuoi momenti di piacere e di svago.
Se fai fatica a ritagliarti blocchi di tempo per te stesso, prova a scegliere in anticipo quante ore e/o giornate vorrai dedicare al tempo libero durante la settimana.
Non dimenticare inoltre di scegliere e definire i tuoi giorni di relax fissi: lavorare come libero professionista, non significa doversi dedicare al lavoro 7 giorni du 7. È una brutta tentazione che abbiamo tutti, ma alla lunga ti farà male!

Progetta la progettazione

Non dimenticarti di progettare la tua settimana successiva!
Riserva alla progettazione uno slot di tempo tutto suo, crea la tua personal routine e rendila un’abitudine.
Vivere una vita organizzata è davvero qualcosa in grado di cambiare le tue giornate in meglio, non spaventarti se all’inizio farai un po’ di fatica: ti prometto che andrà presto meglio.
E se ne hai voglia, non dimenticarti di chiedermi un consiglio!

Usa la giusta flessibilità

I bocchi stabiliti andrebbero il più possibile rispettati, in modo da non inciampare in imprevisti e cose non fatte.
Tuttavia, la vita è piena di sorprese inaspettate, ed essere troppo rigidi potrebbe rivelarsi un grave errore!
Se per un qualche motivo ti ritrovi a non aver svolto ciò che era previsto per un determinato blocco di tempo, niente panico!
Prendi subito il tuo piano d’azione settimanale e crea un nuovo blocco di tempo: ti sentirai subito meglio.

Crea uno schema ricorrente

Quando inizierai a pianificare il tuo tempo, ti ritroverai a cambiare idee e progetti per mille volte, e poi per altre mille.
Ti accorgerai piano piano di quale scelte siano giuste e quali altre invece non funzionino per te, e questo ti porterà a creare uno schema ricorrente, che potrai adottare ogni settimana, con qualche piccola modifica del caso.
E sarà immensa la soddisfazione di aver finalmente imparato a governare il tuo tempo!

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