Gestione del tempo: la tecnica del pomodoro

Cos’è la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo sviluppato verso la fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo.
Si tratta di una tecnica per la gestione del tempo molto semplice:

• Imposta un timer di 25 minuti
• Studia o lavora senza distrazioni per 25 minuti
• Fai una pausa di 5 minuti
• Studia o lavora senza distrazioni per 25 minuti
• Fai una pausa di 5 minuti… e continua così.
• Ogni 4 blocchi di tempo da 25 minuti fai una pausa di 15/30 minuti

La sua semplicità e l’utilizzo di blocchi di tempo molto brevi hanno reso la tecnica del pomodoro un metodo di gestione del tempo molto diffuso, soprattutto tra gli studenti.

Per migliorare davvero la gestione del tuo tempo dovrai però seguire alcune regole ed evitare gli errori più comuni che potrebbero sabotare la tua produttività.

Perchè si chiama tecnica del  pomodoro?

Il nome tecnica del pomodoro deriva dalla forma di pomodoro dei timer che si utilizzano in cucina per preparare la cena.

Un oggetto semplice, economico e facile da reperire… ma molto efficace!

Come funziona la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro può davvero cambiare le tue abitudini relative alla gestione del tempo e permetterti di diventare più produttivo lavorando o studiando con più concentrazione e in meno tempo.

Scegli il tuo pomodoro

Un timer a forma di pomodoro può sembrare oggi un oggetto anacronistico: perchè spendere (seppur pochi) soldi per un oggetto fisico quando tutti gli smartphone dispongono della funzione timer?

Esistono diversi motivi per cui un timer fisico è meglio di un timer digitale:

• Motivazione. Acquistare un oggetto con il preciso scopo di gestire meglio il tuo tempo e lavorare o studiare con più concentrazione ti aiuterà a riuscirci davvero: ti aiuterà a non dimenticare la promessa che hai fatto a te stesso.
• Pianificazione. I pochi secondi che impiegherai a caricare manualmente il tuo timer aiuteranno il tuo cervello a capire  che è davvero arrivato il momento di concentrarsi e lavorare.
• Concentrazione. Impostare un timer sul tuo smartphone o utilizzare una delle tante app dedicate alla tecnica del pomodoro implica la presenza fisica di uno smartphone… e con lui il rischio di cadere vittima delle notifiche in  arrivo.

Il mio consiglio è quindi quello di acquistare un timer fisico e di utilizzarlo ogni volta che avrai bisogno di lavorare o studiare in modo produttivo.

Ovviamente non è obbligatorio che il tuo timer abbia la specifica forma del pomodoro… ecco alcune alternative che potrebbero piacerti:

• Pomodoro Timer
• Pig Timer
• Avocado Timer
• Timer digitale

Elimina le distrazioni

Se desideri lavorare o studiare in modo davvero produttivo e migliorare la tua gestione del tempo con la tecnica del pomodoro, sarà importantissimo disabilitare tutte le notifiche del tuo smartphone e posizionarlo in  modo dar non vedere lo schermo.

Puoi attivare la modalità non disturbare o scegliere ala modalità aereo.

Se sei abituato ad essere sempre reperibile e vuoi evitare che le persone attorno a te si preoccupino per la tua mancata risposta a telefonate e messaggi, puoi avvisarle con anticipo della tua scelta: a volte per non essere interrotti, basta chiederlo,

Le distrazioni però non vengono solo dal tuo smartphone.
Soprattutto se studi o lavori utilizzando il computer, non dimenticare di chiudere tutte le finestre di internet (and eccezione di quelle che ti servirà consultare) e di disattivare le notifiche per le email ricevute.

Shawn Achor nel best seller Il vantaggio della felicità suggerisce di nascondere le icone relative a programmi che potrebbero causare distrazioni, come email, internet e giochi, in una sottocartella all’interno del tuo computer a sua volta inserita in altre cartelle.

La difficoltà di raggiungerle le tue distrazioni ti aiuterà non avvicinarle mentre sfrutti la tecnica del pomodoro, aumentando così la tua produttività.

Per saperne di più:

• Il vantaggio della felicità (Shawn  Achor)

Crea una ricompensa per la tecnica del pomodoro

Limita le tentazioni ed elimina tutte le possibilità di distrazione creando un sistema di ricompense ogni volta che utilizzi la  tecnica del pomodoro per gestire  il tuo tempo: quel libro che vorresti finire, il film che vorresti guardare, le notifiche a cui vorresti assolutamente rispondere… possono diventare un premio da gustare quando il lavoro o lo studio saranno completati.

Prima di iniziare a lavorare o studiare con la tecnica del pomodoro, prendi un foglio bianco e scrivi:

Quando avrò completato (numero di pomodori) potrò dedicarmi per (un’ora, due ore…) a (la tua attività premio) senza sentirmi in colpa, e con la consapevolezza di aver portato a termine tutto ciò che dovevo fare.

Gestisci le pause tra i pomodori

Cinque minuti sono un tempo davvero molto breve, ma sono sufficienti per permettere alla tua mente di riposarsi e tornare a lavorare o studiare in modo più produttivo.

Anche cinque minuti però possono rovinare il tuo duro lavoro  e la tua concentrazione.
Durante le pause evita di…

• Svolgere attività che distraggano troppo o che possano prolungare la tua pausa, come ad esempio: controllare le email o accendere la televisione.
• Svolgere attività che non rappresentano un vero e proprio stacco mentale, come ad esempio: chiamare un cliente o controllare un’informazione riguardo a ciò che stai studiando.

Cosa puoi fare invece durante le pause quando utilizzi la tecnica del pomodoro?

• Bere un caffè in tutta calma
• Giocare con il tuo cane
• Faire una brevissima passeggiata all’aria aperta
• Caricare la lavatrice, sistemare la biancheria, lavare i piatti, etc…

Tecnica del pomodoro: gli errori da non fare

Il più grosso errore che puoi fare quando utilizzi la tecnica del pomodoro per la gestione del tempo è quello di non pianificare ciò che farai duranti i blocchi di studio o lavoro.

È infatti molto importante scegliere sempre una precisa attività da svolgere.
Alcuni esempi:

• Rispondere alle email dei clienti
• Archiviare le fatture del mese
• Studiare un capitolo per uno specifico esame

Non avere chiaro cosa vorrai portare a temine in un determinato momento ti porterà probabilmente a iniziare moltissime attività, senza completare nessuna.
Il multitasking non è infatti una pratica positiva come sembra: è molto più produttivo concentrarsi su una sola azione alla volta e portarla a temine nel minor tempo possibile.

Non allungare i pomodori

Anche se può sembrare sembrare una buona idea, allungare il tempo di un singolo pomodoro e continuare a lavorare os studiare quando dovresti prenderti una pausa può avere conseguenze importanti sulla tua gestione del tempo e sul tuo utilizzo della tecnica del pomodoro.
Quando il pomodoro suona e la pausa inizia, fai sempre in modo che sia una vera pausa.

Allungare il tempo di lavoro o di studio porterà infatti il tuo cervello a credere che successivamente ti sia concessa una pausa più lunga… che spesso si traduce in un pausa senza fine.

Non fare la gara dei pomodori

La tecnica del pomodoro deve essere un mezzo per aumentare la tua produttività, e non una gara a chi ne completa di più.
Al termine della giornata dovrai essere soddisfatto di poter dire:

Oggi ho portato a termine tutto quello che mi ero prefissato

E non di poter dire:

Oggi ho completato due pomodori più di ieri

Completare molti pomodori dovrebbe sempre tradursi in una maggiore produttività e migliori risultati: dovrai adattare il numero di pomodori alle singole attività che svolgi e non trovare attività da svolgere al solo e unico scopo di riempire più pomodori.

Come usare la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è semplice ed efficace e crea spesso molto entusiasmo iniziale:

• Da oggi voglio completare 10 pomodori al giorno!
• Nel prossimo mese voglio completare 300 pomodori!
• D’ora in poi userò i pomodori per fare qualsiasi cosa!

Tutti quesi propositi sono ovviamente positivi.
Devi però stare molto attento a stabilire sempre obiettivi realistici.

Impara a sfruttare la tecnica del pomodoro in modo graduale, adattandola al tuo stile di vita ed impostando obiettivi realistici:

• Voglio studiare per 4 pomodori al giorno dal lunedì al venerdì
• Voglio usare 2 pomodori al giorno per rispondere alle email dei miei clienti

Nel tempo riuscirai a gestire i blocchi di lavoro e le pause in modo sempre più efficace aumentando la tua produttività e imparando a pianificare il tuo tempo e le tue settimane.