Decluttering digitale: come organizzare e gestire le tue email


Organizzare le gestire le email sembra per molti un’impresa impossibile.
Le nostre caselle email sono bombardate ogni giorno da decine – se non centinaia – di messaggi, solo alcuni dei quali realmente utili.
Mettere ordine all’interno delle tue caselle email attraverso il decluttering digitale ti permetterà di gestire la tua posta elettronica in modo sistematico e veloce, evitandoti inoltre di perdere di vista i messaggi davvero importanti.

Il primo passo: decluttering!

Il primo passo da compiere, sarà quello di affrontare le centinaia di messaggi che da mesi affollano la tua casella email (non preoccuparti, non succede solo a te!).
Ed è qui che entra in gioco il decluttering: passando le email una ad una, dovrai scegliere quali tenere e quali eliminare.
Ci sono solo tre tipologie di email che dovrai conservare:

  • Email con informazioni che potrebbero esserti utili in futuro
  • Email che richiedono un’azione o un approfondimento
  • Email che hanno per te un valore affettivo

Tutto ciò che non rientra in queste categorie, dovrà essere eliminato.
Ti sentirai subito più leggero, e inizierai ad avere la sensazione di un ritrovato controllo sulle tue email.

Consiglio! Approfitta della fase di decluttering per cancellare anche le iscrizioni alle newsletter che non ti interessano più. Ci vuole solo qualche secondo ad eliminare il proprio indirizzo da una mailing list, e contribuirai a diminuire il numero di email quotidiane che ricevi.

Attenzione! Se hai più di una casella email, ripeti il processo per tutte.
Non dimenticare inoltre di controllare anche le email contenute in cartelle che potresti aver creato in passato.

Un luogo unico per tutte le tue email

Se anche tu hai più di un indirizzo email, è arrivato il momento di iniziare a gestirli in modo semplice ed efficace.
Gestire tutti i tuoi messaggi email da un’unica interfaccia, ti permetterà di risparmiare tempo e di non perdere di vista nessuna comunicazione importante.

Hai un vecchio indirizzo email che non vuoi più utilizzare
Può essere l’indirizzo email che avevi da piccolo, oppure un indirizzo legato ad un lavoro del passato.
Il mio consiglio in questo caso è di inoltrare le email di questa casella su un indirizzo che utilizzi attualmente.
È probabile che se non fornisci a nessuno il tuo vecchio indirizzo email da tempo, nessuno lo utilizzi, ma in questo modo sarai sicuro di non perdere eventuali messaggi ricevuti.

Hai più indirizzi email attivi, ma preferiresti averne solo uno
Anche in questo caso, ti consiglio di inoltrare i messaggi di tutte le caselle su quella che preferisci, in modo da poter leggere tutti i messaggi ricevuti in una volta.
Se hai necessita di rispondere da indirizzi email differenti alle email che ricevi e che hai inoltrato su un’unica casella, utilizza un’applicazione che scarichi i tuoi messaggi e ti permetta di inviarne (i più famosi sono Outlook per Windows e Mail per Mac) e aggiungi gli indirizzi email da cui desideri inviare posta configurandoli solo per la posta in uscita, non per quella in entrata.

Consiglio! Se nessuno dei tuoi indirizzi email ti piace, creane uno nuovo!

Hai diversi indirizzi email e vuoi mantenerli separati

In questo caso, l’unica soluzione possibile per poterli avere sempre tutti sott’occhio è utilizzare una app per la gestione delle email, ed inserire tutti i tuoi indirizzi email abilitandoli sia alla ricezione che all’invio di messaggi.
La maggior parte delle app per ala gestione delle email permette di visualizzare sia il contenuto delle singole caselle, sia tutti i messaggi ricevuti dalle varie caselle, raggruppandoli.
Io utilizzo questo metodo, e mi trovo molto bene con l’applicazione AirMail, disponibile sia per computer che per smartphone, con sincronizzazione automatica.

Gestisci le newsletter in modo furbo

Le newsletter spesso affollano le nostre caselle email nell’attesa di essere cancellate, ma non sono sempre il male!
Alcune newsletter possono risultare utili o interessanti per te, e non c’è alcuno motivo per cui tu debba scegliere di non riceverle più.
Alcuni preferiscono ricevere le newsletter sull’email personale, altri addirittura creare un indirizzo email apposito.
L’unica cosa che ti sconsiglio, è di ricevere le newsletter sull’email di lavoro: rischierebbero di distrarti dal compito ben più importante di rispondere ai tuoi collaboratori o ai tuoi clienti.

Consiglio! Quando ricevi un’email interessante ma non hai tempo di leggerla subito, salvala sul desktop in PFD e poi cancellala.
In questo modo non solo contribuirai a non intasare la tua casella di posta in arrivo, ma potrai leggere con calma il contenuto del messaggio appena avrai finito di lavorare. Rimangono attivi anche i link!

Esplora le impostazioni

Sia che tu abbia scelto di leggere le tue email online, sia che tu stia utilizzando un’applicazione per scaricarle sul tuo computer o sul tuo smartphone, ci sono alcune impostazioni che puoi esplorare e modificare.
Sembra un consiglio molto banale, ma la realtà è che spesso non approfondiamo ciò che un’interfaccia o un’applicazione possono offrirci, rinunciando così a molti vantaggi.

Potrai scegliere, per esempio, ogni quanto aggiornare le email ricevute, cambiare le dimensioni dei caratteri, salvare diverse firme adatte a diverse situazioni ed occasioni ed addirittura creare delle regole per automatizzare l’archiviazione delle email in determinate cartelle.

Crea delle cartelle

Il modo migliore di mantenere in ordine le tue email è sicuramente creare delle cartelle all’interno della casella email stessa, oppure dell’applicazione che utilizzi per gestirle.
Creare delle cartelle ti permetterà di conservare, organizzare e gestire le tue email senza intasare la casella della posta in arrivo, e di poterle ritrovare facilmente al momento del bisogno.
Alcuni esempi di cartelle classiche per gestire le tue email sono:

  • Bollette
  • Prenotazioni
  • Ricevute acquisti
  • Banca
  • Bollo & Assicurazione auto
  • Sito web / blog

Una cartella che invece non dovrebbe mai esistere è la cartella TO DO.
Apparentemente, sembra una buona idea raggruppare tutte le email che richiedono un’azione… ma la realtà è che le email, una volta spostate dalla casella di posta in arrivo, finiscono nel dimenticatoio.
Un po’ come se mettessi in cantina quel mobiletto che devi riparare, in attesa del momento giusto: non arriverà mai.
Parleremo a breve di come gestire le email che richiedono un’azione.

Quando leggere le email

Riceviamo talmente tante email in un giorno che  averle sempre sotto controllo ci sembra normale e sensato.
Purtroppo però, attivare le notifiche sulle email e controllarle di continuo crea continue interruzioni del flusso di lavoro, facendoti perdere la concentrazione e rendendoti meno produttivo. Quindi, di fatto, è una pratica che ti fa perdere moltissimo tempo.

Il mio consiglio è quello di leggere le email poche volte al giorno: quante puoi saperlo solo tu, anche in base al tipo di lavoro che svolgi.
Per alcuni può essere sufficiente una volta al giorno, per altri invece una volta ogni ora.
Non dimenticarti però che le email non sono un mezzo di comunicazione che richiede necessariamente una risposta immediata: se qualcuno avrà l’assoluta necessità di comunicare con te, lo farà con una telefonata.
Le notifiche delle email ricevute non sono diverse da quelle di Whah’s App, e non andrebbero quindi trattate in modo differente: quando la nostra mente si distrae non le interessa la tipologia di messaggio ricevuto, e neanche il suo contenuto. Cosa fare quindi?

  • Disattiva le notifiche delle email in entrata, sia sul computer che sullo smartphone
  • Elimina il badge che indica il numero di email non lette
  • Controlla le email solo in momenti prestabiliti della giornata
  • Quando leggi le email, processale subito

Come processare le email ricevute

Saper gestire le email in modo corretto, significa anche e soprattutto eliminare la sensazione che ci sia sempre qualche messaggio di cui non ti sei occupato e di cui non ti ricordi più, e che quindi, ti creerà problemi.
L’unico modo per farlo, è avere sempre una casella di posta in entrata vuota (o quasi).

Quando leggi le email, dedica ad ogni messaggio la giusta attenzione.
La prima, grande discriminante è tra:

  • Messaggi utili e/o interessanti
  • Messaggi inutili e privi di  alcun interesse

I messaggi che contengono informazioni utili o che richiedono un’azione da parte tua, andrebbero subito processati. Tuttavia, non sempre è possibile occuparsi sul momento di ciò che l’email richiede: in questo caso, ti consiglio di aggiungere un tag colorato all’email, in modo che – pur rimanendo nella casella di mail in entrata – sia identificabile a colpo d’occhio come un’email già processata.
Alcuni sistemi di gestione delle email utilizzano i colori, altri le bandierine, altri ancora includo l’opzione si i identificare un messaggio come da fare.

Per le email che non sono invece utili o interessanti, il processo è differente.
Il destino delle email inutili sarà sempre il cestino, tuttavia è fondamentale seguire subito l’iter di cancellazione nel caso di newsletter a cui non siamo più interessati. Mantenere l’iscrizione attiva significherebbe perdere, in futuro, altro tempo ad aprire e leggere un’email in futuro.

Quando avrai finito di processare tutte le email, dovresti trovarti con una casella di posta in entrata vuota, oppure contenente solo un paio di email con il tag to do.

Controlla le email in spam

La cartelle delle email classificate come spam è quasi sempre un territorio inesplorato, popolato da centinaia e centinaia di messaggi accumulati.
Molti di questi sono effettivamente spam, ma può succedere che anche qualche email utile venga erroneamente inserita in questa casella.
Se controllerai le email di spam ogni giorno, ti basterà una rapida occhiata per essere sicuro di non aver perso di vista nessun messaggio importante.

Consiglio! Non sentirti obbligato a controllare tutte le tue email di spam oggi. Se qualche mail importante ci è finita dentro 4 mesi fa, chi te l’ha inviata avrà sicuramente già trovato un altro modo di contattarti.
Controlla solo quelle relative altri ultimi tre giorni, cancellale tutte… e ricomincia da domani, controllandole ogni giorno.



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