12 regole per fare un preventivo perfetto


Un preventivo è un documento, creato da un venditore, ad uso di un potenziale cliente, ed indica il prezzo totale di un servizio o di un prodotto di interesse.
Può – e deve – contenere informazioni dettagliate, clausole, vincoli e scadenze.
Un preventivo compilato in maniera errata o parziale, può causare diversi problemi al venditore:

  • Il mancato acquisto dei servizi o dei prodotti
  • La richiesta di ricevere i servizi o i prodotti in oggetto in quantità o tempistiche diverse da quelle proposte
  • La richiesta di servizi o beni aggiuntivi rispetto a quanto concordato verbalmente e non indicato correttamente nel preventivo

Spesso infatti, un accordo verbale non è sufficiente. Un preventivo rappresenta un documento, firmato da entrambe le parti per accettazione, che potrebbe risultarti davvero utile in caso di problemi o incomprensioni successive.

#1 Il preventivo è un documento ufficiale

Fare un preventivo non è soltanto utile per comunicare al potenziale cliente quanto costerà un determinato servizio o prodotto.
Si tratta infatti di un documento ufficiale, in grado di comunicare professionalità e di dare certezze, sia all’acquirente che al venditore, riguardo alle scelte e le intenzioni dell’altro.
Un preventivo dovrebbe sempre essere chiaro ed ordinato, in linea con la tua immagine coordinata, ed ovviamente contenere il tuo logo.
Nella comunicazione visiva tutto fa brodo: un anonimo foglio scritto a computer o peggio a mano, renderà molto più facile per il potenziale cliente dimenticarsi di te.
Consegnare un documento ben scritto ed impostato darà inoltre un’immagine più professionale ed affidabile… e chi non vorrebbe sembrarlo?

#2 L’importanza della data

Segnalare la data in cui un preventivo viene scritto e consegnato è di fondamentale importanza.
Non solo dimostrerai al cliente di esserti preso cura della sua richiesta in un tempo breve anche in caso non abbia ricevuto correttamente il file (la mail non è arrivata, è finita nello spam, la segretaria non mi ha avvisato…) ma creerai un riferimento univoco per il preventivo in oggetto.
Se nel tempo invierai più preventivi ad uno stesso cliente, potrai sempre identificarli tramite la data di creazione.

Quando rispondi ad una richiesta di preventivo, cerca di essere rapido, ma non frettoloso.
A nessun cliente piace aspettare, ma devi sempre assicurarti di aver controllato con cura ogni dettaglio del preventivo.
Se vuoi evitare pressioni o solleciti, avvisa sempre che il preventivo verrà inviato entro 24h o 48h (un tempo superiore, a mio parere, risulta eccessivo).
Ricorda sempre che un potenziale cliente potrebbe aver chiesto un preventivo anche ad altri fornitori, ed in questo caso la velocità potrebbe risultare un fattore incisivo.
Creando un modello di preventivo da utilizzare sempre, ci vorrà davvero poco a compilarlo per i diversi clienti!

#3 La validità del preventivo

Indicare sul provenivo stesso la sua validità, ovvero una data di scadenza oltre la quale la proposta economica indicata non sarà più valida,  è fondamentale.
I tuoi prezzi potrebbero infatti variare a seconda del periodo dell’anno, o subire un aumento nel tempo.
Senza indicare una data di validità, potresti ritrovarti con clienti che pretendono di acquistare un prodotto o un servizio ad un prezzo indicato in preventivo mesi, se non anni prima.
Se non ti è mai successo, è solo questione di tempo!

Consiglio: in fase di preventivo, prova a sfruttare il principio di scarsità sviluppato dallo psicologo sociale Robert Cialdini.
Secondo il principio di scarsità, un prodotto o un servizio diventano più desiderabili se l’offerta è limitata in quantità o nel tempo.

Esempi di applicazione del principio di scarsità in un preventivo:

  • Offerta limitata disponibile solo ed esclusivamente fino al (data)
  • Offerta limitata solo ed esclusivamente ai primi 10 clienti
  • Offerta valida fino ad esaurimento scorte

#4 Recapiti precisi

Fare un preventivo è totalmente inutile se il potenziale cliente non sa chi contattare per confermare l’acquisto.
Indica sempre sul preventivo i tuoi dati ed i tuoi recapiti lavorativi.
Se la tua attività è gestita da più persone, indica sia il nominativo di chi ha emesso il preventivo, sia quello del contatto a cui il cliente potrà rivolgersi.
Solo in questo modo potrai essere sicuro di non perdere l’occasione di concludere una vendita.

Consiglio: controlla ogni giorno dal cartella SPAM della tua casella email, non rischiare di perdere la risposta positiva ad un preventivo!

Un altro dato importante da inserire sono i recapiti completi del cliente.

  • Attraverso il codice fiscale e/o la partita iva, potrai sempre identificare in modo univoco il destinatario del preventivo, scongiurando casi di omonimia
  • Sarà più facile per te contattare il cliente in caso di bisogno, senza dover cercare altrove i relativi recapiti
  • Il cliente si sentirà più seguito ricevendo un preventivo completamente personalizzato

#5 Il prezzo

Il prezzo è sicuramente la parte fondamentale di ogni preventivo.
L’indicazione del prezzo dovrebbe sempre essere chiara e precisa, in particolare ti consiglio di seguire alcune regole:

  • Se il preventivo è composto da una sola voce, specifica nel dettaglio quali prodotti o servizi sono inclusi
  • Qualora il preventivo si riferisse all’acquisto di più pezzi di uno stesso prodotto, indica il prezzo unitario e quello totale, oltre al numero di pezzi
  • Se il preventivo è composto da più voci, elencale separatamente indicando il prezzo di ognuna
  • Indica sempre nel preventivo il costo totale, sommando le varie voci
  • Ricordati sempre di specificare se i prezzi sono indicati iva inclusa o iva esclusa

Consiglio: solitamente i prezzi vengono indicati iva inclusa se il preventivo è rivolto a privati, iva esclusa se il preventivo è rivolto a possessori di partita iva o aziende.
In caso di prezzi iva esclusa, non dimenticare di indicare a quanto ammonta l’iva (può variare a seconda della tipologia di prodotto o servizio e dei diversi regimi fiscali)

#6 Specifica cosa è incluso

Come già accennato, fare un preventivo il più dettagliato possibile è fondamentale per evitare problemi in futuro.
Anche all’interno delle singole voci del preventivo, non dimenticare mai di indicare cosa è incluso e quali prodotti o servizi. riceverà esattamente il potenziale cliente.
Oltre a consegnare un preventivo più completo ed esaustivo, darai al cliente l’idea di ricevere molto di più rispetto ad un singolo prodotto o servizio.

Esempio: se ti venissero consegnati i seguenti preventivi da due diversi ristoranti, indicanti uno stesso costo finale, quale sceglieresti? Quale ti darebbe più sicurezza e ti comunicherebbe più professionalità?

  1. Menù per 5 persone
  2. Menù estivo di 4 portate per 5 persone
    Il menù include:
    – Cocktail di benvenuto offerto dallo chef
    – Antipasto di mare crudo
    – Spaghetti in crosta con frutti di mare
    – Gran fritto misto di pesce accompagnato tempera di verdure
    – Semifreddo al pistacchio con cioccolato bianco caldo
    – Caffè
    – Liquore della casa
    – Acqua e vino della casa inclusi
    – Possibili richieste di variazione del menù entro 7 giorni dall’evento
    – Possibilità di menù per ospiti vegetariani, vegani o celiaci

Nel primo caso, il preventivo lascia spazio al ristorante di proporre un menù non concordato, di un numero di portate variabile, senza specificare quali extra siano inclusi o meno… con il rischio di sorprese nel conto finale.
Nel secondo caso, il ristorante è chiaro e preciso riguardo a cosa sia incluso, ponendo le basi per la richiesta di eventuali variazioni sul menù e dando al cliente la possibilità di adattare il servizio alle proprie esigenze.

Consiglio: se il prodotto o il servizio indicato nel preventivo può essere modificato in base a richieste specifiche, non dimenticarti di indicarlo. In caso contrario, il potenziale cliente potrebbe sentirsi in imbarazzo ad avanzare richieste e scegliere un altro fornitore.

#7 Specifica cosa non è incluso

Specificare in un preventivo cosa non sia incluso nel prezzo indicato, è ancora più importante di specificare cosa sia incluso.
In questa sezione dovrai inserire tutte le aggiunte o modifiche che il cliente potrebbe chiederti in futuro, pretendendo che siano già parte del prezzo concordato.
Non dimenticare mai che un preventivo ben fatto è utile al cliente, ma può servire  soprattutto a te per evitare controversie future.
Ricordati sempre di terminare l’elenco dei servizi non inclusi con la dicitura “tutto ciò che non è indicato”.
In questo modo, se ti sarai dimenticato qualche voce o se il cliente avrà richieste aggiuntive a cui non avevi pensato, potrai dimostrare ugualmente che non sono da intendersi include nel prezzo indicato in preventivo.

#8 Tempistiche di consegna

Le tempistiche di consegna sono un dato che non dovrebbe mai mancare in un buon preventivo.
Indicare la data massima entro cui un prodotto verrà consegnato o un servizio erogato, garantisce al cliente un controllo maggiore su ciò che sta acquistando. A nessuno piace pagare per qualcosa che riceverà in una data futura indefinita!

Se il tuo prodotto o servizio richiedono tempistiche di preparazione (articoli da ordinare, servizi da pianificare con attenzione) è consigliato indicare anche la data a partire dalla quale il prodotto o servizio sarà disponibile.
In questo modo, potrai evitare pressioni da parte del cliente, ed in ogni caso poter sempre dimostrare di essere nelle tempistiche indicate preventivamente, e quindi nel giusto.

#9 Dettagli del pagamento

In un preventivo ben strutturato, dovrai inserire sicuramente anche i dettagli relativi al futuro pagamento. Questi possono includere:

  • Le modalità di pagamento accettate (contanti, bonifico bancario, PayPal, Carta di credito , Carta di debito, Assegno…)
  • Se necessari, le coordinate per effettuare il pagamento (IBAN)
  • Le tempistiche del pagamento (alla consegna, 30 giorni, 60 giorni…)
  • L’eventuale richiesta di un anticipo

Se hai la necessità ricevere un anticipo in quando effettuerai delle spese prima dell’effettiva  consegna del prodotto o del servizio acquistato, non avere paura a chiederlo. L’importante sarà solo che tutto sia chiaramente indicato sul preventivo.

#10 Servizi aggiuntivi

Un preventivo è anche un’ottima occasione per informare il cliente della possibilità di  acquistare servizi  aggiuntivi rispetto a quelli per cui si è dimostrato interesse.
Un potenziale cliente che richiede un preventivo è una persona che ha già dimostrato interesse verso i tuoi prodotti o s servizi, e  che ha già l’intenzione di spendere.
Offrire servizi aggiuntivi a ad un cliente intenzionato a spendere e che apprezza i tuoi prodotti o servizi ha sicuramente molte più possibilità di successo rispetto al proporre un  acquisto ad un cliente che non  ha dimostrato alcun interesse nel tuo lavoro!

#11 La firma

Un preventivo è un documento ufficiale ad uso del potenziale cliente, ma molto utile anche a te.
Oltre ad aiutarti a ricorda cosa hai proposto ad un cliente con esattezza, ti potrà infatti  aiutare a dimostrare la tua ragione in caso di un’eventuale contestazione del cliente sui prezzi, i servizi o prodotti offerti, le tempistiche di consegna etc…
Perchè il preventivo però sia realmente utile, è necessario che venga firmato da entrambe le parti per accettazione.
Se incontri il potenziale cliente di persona, presenta subito un preventivo stampato: hai più possibilità che lo firmi subito!

Consiglio: presenta il preventivo in una cartelletta rigida come questa, il tuo livello di professionalità crescerà a vista d’occhio!

#12 L’effetto esca

L’effetto esca è una strategia di marketing secondo cui, ponendo un potenziale cliente davanti a tre scelte, sarà portato a scegliere quella di fascia di prezzo media.
Come ogni strategia andrebbe studiata ed esaminata nel dettaglio, ma per ora potrebbe bastarti sapere che, presentando al potenziale cliente tre preventivi differenti, potresti convincerlo più facilmente ad acquistare più servizi o prodotti.
Puoi inserire più opzioni di prezzo in uno stesso preventivo, tuttavia io ti suggerisco di redarre tre preventivi diversi.


Condividi i tuoi pensieri